Ich weiß nicht, wie viel Zeit ich in der Vergangenheit damit verbracht habe, die perfekte To-Do-App oder das perfekte System für mein Aufgaben- und Zeitmanagement zu finden. Es hat sich geradezu zu einer Obsession entwickelt. Letztendlich hat es dazu geführt, dass ich mehr Zeit mit der Organisation meiner Aufgaben verbracht habe, als damit, die Aufgaben zu erledigen.
Wir neigen dazu, unser Aufgabenmanagement unnötig kompliziert zu gestalten. Man verbringt viel Zeit damit, dieses System zu organisieren (In welche Bereiche lässt sich unser Leben einteilen? Welche Projekte laufen gerade? Was zählt überhaupt als Projekt? Und wohin speichere ich jetzt genau diese Aufgabe?), anstatt sich auf produktive Aufgaben zu konzentrieren. Ein besseres Produktivitäts- oder Organisations-System macht uns nicht produktiver oder organisierter.
Die Frage lautet, warum wir so viel Zeit damit verbringen, unsere Systeme auszuarbeiten und kompliziert zu gestalten. Die Antwort ist simpel: Angst. Wir sind besorgt und fürchten, dass wir mit der Vielzahl an Aufgaben nicht zurechtkommen. Unsere Vorstellung ist, dass eine verbesserte Organisation die Lösung darstellt, um alles unter Kontrolle zu bringen, damit wir irgendwann genug Zeit haben werden.
Ein einfaches System
Leo Babauta stellt in seinem Artikel „We Overcomplicate Our Task Systems“ ein einfaches System vor, damit die Organisation von Aufgaben nicht zu kompliziert wird.
Das einfache System, das er vorschlägt, besteht aus einer einzigen Liste mit allen Aufgaben. Hier wird alles eingetragen, was man zu tun hat. Anschließend wählt man jeden Tag einige Dinge aus dieser einen Liste aus, auf die man sich konzentriert.
Das war es schon.
Nun geht man alle losen Enden durch: E-Mails, Nachrichten, Desktop, Browser-Tabs. Für alle diese Dinge erstellt man eine Aufgabe auf der Liste. Jetzt haben wir eine Liste – eine sehr lange Liste. Das kann dazu führen, dass man sich überwältigt fühlt, weil sie uns das Gefühl gibt, dass wir alles abarbeiten müssen. Wir befürchten, dass wir versagen, wenn wir es nicht schaffen oder den Überblick verlieren. Doch dies ist oft eine Illusion, da eine Aufgabenliste niemals vollständig abgearbeitet werden kann.
Aufgaben als Möglichkeiten
Leo Babauta schlägt hingegen vor, dass wir unsere Aufgaben als Optionen betrachten sollten – als Werkzeuge, die uns bei der Gestaltung unserer Leben helfen können.
Die Idee dahinter ist einfach: Wir haben die Kontrolle darüber, wie wir unsere Aufgaben angehen und wie wir sie in unser Leben integrieren. Wenn wir sie als Möglichkeiten betrachten, können wir sie auf eine Weise nutzen, die unsere Lebensqualität erhöht. Wir sollten uns fragen, welche Aufgaben unsere Leben wirklich bereichern und uns glücklich machen.
Wenn wir unsere Aufgaben als Optionen betrachten, können wir auch flexibler sein. Wir können unsere Prioritäten ändern, wenn sich unsere Umstände ändern oder wenn wir uns einfach anders fühlen. Wir müssen uns nicht mehr von unseren To-Do-Listen unter Druck setzen lassen oder das Gefühl haben, dass wir versagen, wenn wir nicht alle Aufgaben erfüllen. Stattdessen können wir uns auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist, und uns erlauben, uns in der Art und Weise zu entwickeln, die für uns richtig ist.
Es kann natürlich sein, dass das System nicht für jeden passt. Manchmal brauch man vielleicht doch noch die ein oder andere Liste mehr, um den Überblick zu behalten. Dagegen spricht nichts. Ich benutze z. B. eine Liste für alle Aufgaben, die ich heute erledigen muss. Das vorgeschlagene System kann aber als Ausgangspunkt dienen und zeigt, dass es gar nicht so kompliziert sein muss.